国际交流部是学院外事活动的行政职能部门,是学院执行外事政策,,加强对外联络和交流,利用国外优质教育资源,宣传和推广学院合作办学理念、形象和项目,处理学院涉外工作以及相关文件、信息的统筹管理部门,是学院多渠道深入开拓中外教育合作、交流的组织与管理部门。负有行政管理、指导协调、外事服务、咨询和联络的职责。其主要工作是拓展联合办学渠道、协调学校的对外交往和国际交流活动、负责学院外事活动的接待、负责中外合作办学项目的申报管理和师生出国学习等工作。国际交流部在学院党政的领导下,以邓小平理论和"三个代表"重要思想为指导,树立科学发展观,进一步解放思想,开阔视野,开拓进取,理清思路,明确目标,扩大对外开放办学,努力开创对外交流合作的新局面。

一、国际交流部具体工作职责:

(一)、合作办学项目管理

中外合作办学项目是国际交流部的重点工作,国际交流部将有计划、有步骤地了解吸收国际上运作的办学模式和课程标准,引进优质的教育资源促进我校的教学理念、教育方法、管理模式的转变,促进师资队伍建设。争取与国外多所大学的合作项目获教育部的批准,同时拓宽合作的范围、形式。进一步加强与国外学校和其它机构的交流与合作。拓宽对外交流渠道,进一步推进校际间对外交流与合作,结合我院实际情况,积极寻求与境外高水平大学的强强合作和强项合作,通过联合办学、学术交流、学者交往、学术资料和教材的交流、信息往来、国际交流研讨会等形式加强与国外校际间的合作和交流。加强文化交流,提升办学层次,走国际化办学之路。

具体内容如下:

1、利用学院丰富资源,开发具有价值的合作办学项目。

2、做好新进项目的前期联络、协调工作。

3、完成我院合作办学项目资料的起草、拟订和申报审批工作。负责中外合作办学项目的立项与组织工作。包括对国外合作办学者的筛选、资格审查;合作项目的确认、谈判;合作合同的审核、签订;合作项目的上报、审批等。

4、管理和维护已有合作办学项目,保证其正常运行。

5、了解和研究合作办学相关政策、规章制度,结合学院实际情况,进行合作项目广度、深度方面的延展。

6、积极宣传和推广我院合作办学项目,面向院内外做好咨询、解答工作。

7、负责国内校际间交流的统筹管理,包括计划的制定、协议的拟订、交流项目的实施、运转情况的跟踪管理和服务等。

(二)、外籍教师管理

1、继续做好外教的聘请工作,拓宽聘请渠道,尽可能聘请素质好的外教。

2、做好外籍教师的签约与居住任教的各种手续。

3、不断总结和改进外教的生活管理工作,提高服务水平。在做好日常工作的同时,给予外教更多的人文关怀,不定期地组织一些活动,让他们感受在异国他乡的温暖和愉快,增进他们对中国、对学校的感情。

4、主动与外教所在的院系沟通,及时掌握外教的教学工作情况,协助做好外教的教学考核工作。

5、充分利用外教资源,根据外教的意愿,开设正常学时外的教师、学生英语培训班,扩大教师学生的受益面。

6、积极宣传、介绍学院对外政策及相关情况,使外籍教师更好地为我院教学和科研服务。

7、及时向学校主管领导报告外教的情况。

(三)、国际交流与来访接待

1、聘请外国专家教授来校讲学,活跃学术氛围,同时,制定聘请外籍专家教授讲学的申请程序与管理办法。负责来校访问交流的长短期外国专家、学者以及外籍教师的邀请、聘请、报批、接待和日常生活管理等工作。

2、做好接待与交流工作,扩大学校影响。为扩大对外交流的渠道,拟邀请友好学校的使者来校访问,以增进彼此的了解,扩大学校的影响。

3、建立和维护学院的国际形象及声誉。

4、国际合作伙伴、专家、学者参访我院的联络、行程安排、接待工作。

5、组织和安排学院外事活动,如咨询会、说明会、推介会、报告会等。

6、推动我院和各中外教育机构、国外高等院校的联络与合作,组织并安排相关院、校领导的互访与交流活动。

7、负责组织其他带有收益的中外合作活动和项目。

8、制定学院国际交流与合作长短期方案和计划。

(四)、出访工作

1、分期安排干部、教师出国访问考察学习,让干部、教师走出去,开阔视野,增长见识,感受异国文化,了解国外高等教育情况,学习借鉴国外先进的办学理念、教育方法与管理模式,增强教育国际化的意识。

2、根据学生需求,计划组织学生团队(自费)到国外高校(或港澳台)进行考察交流,扩大学生的国际视野,增加学生对不同文化的直接体验,营造学生国际交流的氛围。

3、负责办理合作项目学生的出国学习签证等手续。

4、协助人事处做好教职工出国(境)手续的办理;协助学生部做好学生出国(境)学习手续的办理

(五)、派出工作

1、做好公派出国人员的选拔和推荐工作。做好申请公派出国的宣传工作,以及申报材料的审查工作。

2、做好获得公派出国预备人员的外语培训、签约办证等派出工作。主动与派出人员所在部门沟通,以便提前安排好工作,办理好各项离校手续。做好公派出国人员回国后的总结汇报工作。

3、做好教育厅组织的英语骨干教师出国培训的推荐、报批、派出工作。

4、做好教师参加国际学术会议的申报、审批、审核工作。

5、按规定程序办理公派出国人员的护照、签证、用汇申请与核销等各种手续,注重公派出国人员外事教育,及时收回保管好因公出国人员的护照。

6、负责组织院长、教师的出国(出境)考察与培训

(六)、干部教师的国际交流能力培训

国际交流部将对干部、教师进行国际交流能力的培训,选派外语教师、双语教学的教师、重点学科的教师、合作办学专业的师资到国外培训进修,为学院的开放办学奠定基础。

(七)留学生工作

1、为学生的出国留学提供信息与服务。

2、探索招收外国留学生的路子,争取从无到有,逐步扩大规模。

(八)、内部管理、团队建设

1、加强政治理论学习,加强团队建设,努力提高团队整体的思想理论水平、驾驭工作的能力和执行力,充分认识国际合作交流在促进学校改革发展中的重要作用,增强工作的使命感、责任感、紧迫感。

2、转变工作职能,从日常事务性工作为主转向促进学院事业发展和办学水平提高为主;从窗口型服务转向为学院大局服务为主;从凭经验办事转向科学规范高效管理。增强服务意识,提高服务水平。为学院外事工作决策服务,为改革发展服务,为广大师生服务。主动热情诚信服务,用我们的一言一行代表学院,树立良好的形象。

3、加强对外宣传。主动收集学院教学科研、学科建设等重要信息,及时对外宣传;做好国际交流部网站,及时更新及维护;制作对外合作交流的英文画册。

4、加强对内沟通。及时宣传报道外事工作信息,主动与有关部门和院系联系沟通。一方面协助做好工作,一方面争取更多的支持与配合。

5、加强制度建设。对已有的工作程序与制度,进行完善和规范;对尚无建立的,根据实际需要,建章立制,科学规范管理,提供公开透明,方便快捷的服务。

6、加强档案建设工作。及时收集整理外事档案,保证档案的完备,并注意提高档案的管理水平。

7、做好外事工作的年报工作。

8、做好其他日常工作和领导布置的各项工作。

(九)、其他

1、贯彻执行国家有关外事工作的各项政策,并遵照学院的相关规章、制度协调学院各部门处理日常工作事务。

2、草拟并制定学院有关外事工作的各项规章、制度、条例和管理办法。

3、执行国家的外事政策和落实学校的各项对外合作方针,制定学校外事工作的年度计划和规章制度,协同有关部处和院 ( 系 ) 、所、中心,促进对外合作交流工作的开展。

4、当好学院党政领导在外事工作中的助手和参谋,研究制订学院涉外工作的主要规章制度并组织实施。

5、研究提出学院的外事发展规划和年度计划并组织实施。

6、开展与国外的科技教育合作与交流(包括对外联络、合作意向和合作协议书的起草以及合作协议的实施等)。

7、协调学院外事活动,为各系、部的教学、科研以及国际学术交流提供信息和服务。

8、在院领导的直接领导下制定并实施我院外事工作计划,协助主管领导做好国际合作与交流等方面的具体工作,提供咨询与服务。

9、负责落实上级部署的援外任务和外事调研工作,负责我院人员出国涉外安全教育工作。

10、负责申报国家留学基金和各类留学基金人员的推荐工作,负责自费留学和其他出国学习、考察、出席国际学术会议、合作研究、培训等人员的审理、报批工作。

11、负责学院各类国际信函、交流协议的翻译及管理工作。

12、负责学院外事工作资料的收集、整理及归档工作。

13、出国派遣方案的制定和出国项目的管理。

14、联合办学的申报;境外办学的联络、申报。

15、办理学院领导和上级外事业务部门交办的涉外事务。

16、围绕院中心工作完成院领导交办的其它任务。

17、做好外事经费预算以及学院所拨外事经费和市教委下发外国专家经费的计划管理和使用工作。

18、负责外事活动中互赠礼品的登记、购置和管理。

19、协助有关部门做好国外赠送教学设备、资料的免税和报关手续。

20、负责组织其他带有收益的中外合作活动和项目。

二、部长工作职责

1、负责国际交流部全面工作、制定国际交流的发展规划、年度工作计划,撰写工作总结。

2、负责本部门的日常行政管理及与学院相关部门的沟通协调工作。

3、负责本部门班子建设、组织建设和政治、业务学习。

4、负责学院对外交流和国际合作办学等具体项目沟通、筹划与实施。

5、代表学校从事各项涉外活动。

6、代表学院参加国家相关部门主持召开的各项有关外事管理与政策方面的会议。

7、随时注意与了解国际教育发展的新动向,并及时向院领导提出意见和建议。

8、根据学院领导的指示精神,可代表学院与国外的校、企及基金会、社会机构签署合作意向书。

9、落实院领导交办的其他重要外事任务。

三、副部长工作职责

1、熟悉外事法规,严格遵守保密制度。自觉维护国家和学校的尊严与利益。

2、协助部长开展工作,负责外籍专家的聘用管理及相关文件的制定;

3、负责国际间校际交流工作,制定并落实各项外宾接待计划;

4、负责指导外籍专家的护照签证及护照延期等办理工作;

5、充分利用办公自动化设施、快速采集信息,并及时进行分析和整理采集形成资料,迅速递交给主管领导。

6、对外活动中礼品、纪念品的赠送和接受方面的统计、制作、购置、保管等工作。

7、对涉外工作文件、文献、图片、资料等信息的收集、整理、归档管理、档案汇总并按规定移交校档案部门。

8、协调和落实来访专家的接待工作包括在其参观、考察和会谈会议时充当翻译。

9、办理师生因公出国相关手续。

10、拟写涉外工作的请示,做好往来信函、文书等翻译工作及办公室印章管理等工作。

11、向市公安局出入境管理处申报外籍人员的临时住宿登记。

12、外事会议的纪要和外事工作总结的撰写。

13、根据学院党政的指示和安排,制定和执行年度的各项对外交流合作计划。

14、根据学院安排,制订国际交流部工作计划并负责其实施落实。

15、完成领导交办的其它工作。

四、工作制度

(一)、公文处理制度

公文包括各级党政机关、各有关单位的各种形式的文件,信函以及基层单位的报告、请示等;

1、公文处理的一般程序为收文、登记、送批、阅批、分办、承办、立档等。其中,收文、登记、送批、分办、立档、承办由承办人执行;阅批由部长执行。

2、公文处理过程中,由部长签署"阅批意见",由承办者具体承办,并签署处理意见,最后承办人归档;

3、公文处理全过程时间,有明文要求的,按文件要求时间处理;

4、公文处理过程和结果必须有书面记录。

(二)、行文制度

1、行文包括学校文件、部门文件和公函三种类型。

2、采用"天津交通职业学院"的行文程序为:承办者拟文,部长核稿,有关部门会签,按对校外行文文件编号,院长签发;"部门文件"的行文程序为:承办者拟文,有关部门会签,按校内文件编号。

(三)、归档制度

1、对公文一律须归档立卷。凡"天津交通职业学院文件",除外送文件外,其签发文稿和盖章的红头文件各一份由承办人负责自行归档;凡本处"部门文件"和"公函",除发出文件外,其文稿和正式文件(或正式文件复印件、或处理结果)各一份,由承办人自行归档,以备查;

2、当年度实施的重要文件及结果,按照学校档案馆要求,一律按年度归文书档案,年终核对后,在每年1月10日前,由承办人统一汇编,填写目录,送校档案馆保存。

(四)、内部协调制度

1、 内部协调是指处内各岗位之间相互联系的工作关系。处理内部协调,是指理顺工作关系,提高工作效率和质量的基础;

2、内部协调包括固定协调和临时协调关系。固定协调关系是指在各岗位正常职责内,工作需固定与其他岗位保持协作和协调;

3、临时协调关系是指由于临时工作需要在各岗位之间进行的协调和协作,可由承办者之间进行协调,并做好协调处理记录。

(五)、例会制度

1、国际交流部例会每周五召开;

2、部例会由部长召开,全体同志参加,部长向全体工作人员传达上级或学校的有关政策精神,通报有关情况,讨论、布置和协调工作;各岗位报告一段时间以来的工作情况和下一阶段的工作内容。

(六)、学习制度

1、本部全体同志必须坚持定期学习制度,学习内容包括政治学习和业务学习两方面;

2、政治学习根据学校的布置和本处自身情况,一般每周安排一次,时间可根据各自工作情况自行安排;

3、业务学习结合本部的业务内容和改革设想,以交流和讨论的形式进行。

(七)、信息网络管理制度

1、计算机网络的使用应遵守有关规程;正确利用网络资源;

2、对违反有关规定,造成不良后果的,责任人应承担相应责任。

(八)、卫生、防火、防盗制度

1、保持办公环境整洁、卫生;

2、建立并做好防火、防盗工作,实行责任人制度。

(九)、财务管理制度

一切经费使用和报销需事先经过部长同意,经办人签字,验收人查验,部长审核批准,由部承办人负责办理财务报销。对于借款手续,应在办理完后尽快报销。

(十)、监督检查制度

为了使各项工作正常、有序进行,实行部内政务公开和民主监督机制;不定期开展工作检查,将其结果作为年终考核的重要依据。